Information om GDPR – Dataskyddet i Brf Nissöga
Den 25:e maj i år 2018 kommer dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation),
att ersätta den nu gällande personuppgiftslagen PUL. GDPR kommer att inkludera bostadsrättsföreningar och dess medlemmar. Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§)
Vi som styrelse vill därför informera medlemmar om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.
Följande tre register finns upprättade och underhålls av styrelsen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens styrelseverksamhet:
- Medlemslista
- Lägenhetsförteckning
- Parkeringslista
Ovan upprättade register lagras i Excel-dokument i Dropbox. Endast styrelsens medlemmar har tillgång till informationen.
I medlemslistan lagras och uppdateras följande uppgifter för att möjliggöra administration av medlemsinträden och urträden, underhåll av fastigheten, för distribuering av information, samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och raderas senast tre månader efter urträde:
– Lägenhetsnummer
– Adress
– Plan
– Namn (för- och efternamn)
– Personnummer
– Telefonnummer
– E-mail
Kommentarer (väsentlig information tex om någon bor utomlands eller andrahandsuthyrning)
I medlemslistan lagras och uppdateras även väsentlig information som är knuten till lägenheten, dvs inte knuten till enskilda personer. Denna information sparas även efter att medlem flyttar eller begär utträde. Exempel på sådan information är underhålls- och reparationsarbeten såsom utförda låsbyten, och lägenhetsrenoveringar.
Lägenhetsförteckningen hanteras primärt av vår fastighetsförvaltare. Styrelsen för en
kopia av förteckningen och har löpande access till aktuell förteckning från fastighetsförvaltaren i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor. Uppgifterna sparas av styrelsen under tiden som respektive boende är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma, dvs, uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. I dagsläget sparas följande information:
– Objektsnummer
– Medlem (för- och efternamn)
– Adress
– Postnummer
– Ort
– Andel i %
– UpplåtelseformInträde (datum)
I parkeringslistan lagras och uppdateras följande uppgifter för att möjliggöra administration och uthyrning av parkeringsplatser tillhörande föreningen. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem/hyresgäst hyr parkeringsplats eller står i kö för att hyra parkeringsplats och raderas senast tre månader efter hyrestidens slutdatum eller efter det datum medlemmen/hyresgästen inte längre önskar stå i kö:
– Objektsnummer
– Nummer (parkeringsplats)
– Objekttyp
– Medlem/Hyresgäst (för och efternamn)
– Årshyra
– Månadshyra
– Inkl. moms (ja eller nej)
– Startdatum
– Stoppdatum
– Kommentarer (tex “extern” gäst)
Vår förvaltare Riksbyggen AB sköter den ekonomiska förvaltningen och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten. Ett personuppgiftsbiträdesavtal har upprättats mellan Riksbyggen och Brf. Nissöga.
På föreningens webbplats publiceras namn på styrelsemedlemmar och i protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna.
På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter.
Vänligen låt oss veta om INTE samtycke till att föra dessa uppgifter föreligger.
Eller hör av er vid frågor.
Mvh,
Styrelsen
2018-05-23